Henkilötietojen käyttö ja tietosuojaseloste

Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy on kiinteistönvälitystä tarjoava yritys. Tämä tietosuojaseloste koskee Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy:n asiakkaiden, kuten asuntojen myyjien ja asuntojen ostajien, henkilötietojen käsittelyä. Kuvaamme alla tarkemmin, mm.:

  • mitkä ovat yhteystietomme
  • millaisia tietoja keräämme
  • mistä tiedot kerätään
  • mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperusta
  • kuinka kauan tietoja säilytetään
  • mihin tietoja luovutetaan ja siirretään
  • miten suojaamme tiedot
  • millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on

Pyydämme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön.

1. YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjä:

Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy 
Y-tunnus 0789970-9 
Kanavapuistikko 12
68600 Pietarsaari
Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Jan Riska
puhelin 06-788 4444
info@riska.fi

2. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Rekisteröity on luonnollinen henkilö, kuten henkilöasiakas, jonka tietoja Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy käsittelee asiakasrekisterissään. Rekisteröityjä ovat lisäksi myös esimerkiksi edunvalvojat, vastuunalaiset yhtiömiehet, omistajat ja yritysasiakkaiden tosiasialliset edunsaajat.
Kaikkien rekisteröityjen osalta käsitellään seuraavia perustietoja:

  • Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, kieli, ikä, puhelinnumero, sähköpostisosoite
  • Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
  • Tapahtumatiedot
  • Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
  • Tieto siitä, onko henkilö poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (ns. PEP)
  • Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden käyttämispäivä, asiakkaan niihin liittyvät toiveet sekä palveluun liittyvä yhteydenpito ja tapahtumat

Asunnon myyjien osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

  • Myytävään kohteeseen liittyvät omistussuhteet ja tiedot, kuten osoite, kiinteistörekisteri- tai asunto-osakeyhtiötiedot, kunto- ja remonttitiedot, kiinnitys-, vastike- ja velkaosuustiedot, koko, huoneluku, vapautuminen, hintapyyntö, sekä asiakkaan antamat lisätiedot kohteesta.

Näiden lisäksi saatamme käsitellä muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti muun yhteydenoton yhteydessä antamia tietoja.
Lisäksi havainnoimme verkkopalveluidemme käytöstä tietoa kohdassa 8 Evästeiden käyttö kuvatuin tavoin. Emme yhdistä evästeillä havainnoituja tietoja tunnistetun asiakkaan tietoihin.

3. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään palveluita käytettäessä, tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen
sekä palveluiden markkinointiin seuraavin tavoin:

  • Sopimus: Toteuttaaksemme myyntitoimeksiannon käsittelemme toimeksiantajamme henkilötietoja esitelläksemme ja markkinoidaksemme kohdetta, yhdistääksemme myyjän ja ostajan sekä laskuttaaksemme toimeksiannon. Henkilötietoja käsitellään myös hakemuksissa, tarjouksissa, vastatarjouksissa, kauppadokumenteissa sekä niiden liitteissä osana sopimusneuvotteluita.
  • Suostumus: Pyydämme suostumuksen omistusasunnon ostajan henkilötietojen käsittelyyn, jotta voisimme lähettää hakijalle sähköpostitse tietoa vapautuvista myyntikohteista. Voimme myös pyytää asiakkaalta suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin. Annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
  • Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja markkinointiin, profilointiin, petosten ja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja asiakkaan ja Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy:n välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä alla kuvatuin tavoin.
  • Lakisääteinen velvoite: Käsittelemme esimerkiksi tietoa siitä, onko asiakkaamme poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (politically exposed person, ”PEP”) noudattaaksemme ns. rahanpesulakia. Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy, noudattaaksemme kirjanpitolakia. Esimerkiksi edellä mainituissa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Mikäli muista tässä tietosuojaselosteessa esiin tuoduista tekijöistä niin aiheutuu, säilytysaika voi olla edellä tässä kohdassa mainittua pidempi.

Henkilötietojen keräämiseen tarkoitetuissa lomakkeissa ilmoitetaan erikseen, mitkä ovat palveluiden tarjoamisen kannalta pakollisia tietoja ja mitkä rekisteröity voi antaa halutessaan. Asiakas voi halutessaan jättää antamatta esimerkiksi tietoa mielenkiinnonkohteistaan, mutta emme tällöin pysty räätälöimään asiakkaalle tarjottavia kohteita tai muutoin hänelle tarjottua palvelua.

5. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

  • Asunnon ostamisesta kiinnostuneen tietoja säilytämme korkeintaan kuusi kuukautta tietojen antamisesta, mikäli kauppasopimusta ei synny ja siitä aiheudu perustetta pidempään säilytysaikaan. Tehtyjä tarjouksia säilytämme, kunnes reklamaatioajat ovat päättyneet, mutta aina kuitenkin vähintään lain edellyttämän ajan.
  • Asunnon myyjän ja ostajan tietoja säilytämme, kunnes reklamaatioajat ovat päättyneet, mutta aina kuitenkin vähintään lain edellyttämän ajan.

Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 8 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

6. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

  • Viranomaiset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Yritysjärjestelyt: Mikäli ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
  • Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Asiakkaan suostumuksella: Esim. kaapeli-TV-, kuituliittymä- ja sähkösopimukset voidaan luovuttaa niistä vastaaville tahoille, hallinnointitietojen muutoksia varten.

Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy käyttää oman henkilöstön lisäksi toiminnassaan palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijät), joille Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy siirtää henkilötietoja sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, joista on palveluntarjoajan kanssa sovittu.

Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain rekisterinpitäjän antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin tarkoituksiin, jotka tässä tietosuojaselosteessa on määritelty.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai henkilötietojen teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

7. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisään kirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt. Ab Mäklarbyrå J. Riska Meklaritoimisto Oy:n tiloissa, joissa tietoja käsitellään ja säilytetään, voi liikkua vain tietojen käyttämiseen oikeutettu henkilökunta.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

  • Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Asiakas voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
  • Suoramarkkinoinnin kielto-oikeus: Asiakkaamme voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
  • Vastustamis- ja rajoittamisoikeus: Asiakas voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.  Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
  • Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen, milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuin keinoin.
  • Valitusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi

Tarkastus- ja muut pyynnöt tulee tehdä toimistossamme, koska muutoin emme pysty varmistamaan pyynnön tekijän henkilöllisyyttä luotettavasti.

Evästeiden käyttö

Mikä eväste on?
Eväste on sivuston pieni, käyttäjän omalle tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Mihin evästeitä käytetään?
Käytämme evästeitä (cookies) palvelussamme käyttäjäystävällisyyden, tehokkuuden ja turvallisuuden parantamiseksi. Evästeiden avulla seuraamme palvelujen käyttöä, parannamme sivuston sisältöjä ja käytettävyyttä, sekä tarjoamme asiakkaiden tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Käytämme evästeitä palveluidemme tarjoamiseen ja kehittämiseen. Käytämme evästeitä myös sisällön yksilöimiseen ja mainonnan kohdistamiseen. Evästeiden avulla voimme tarjota paremmin ajantasaisia ja yksilöllisiä palveluita näyttämällä käyttäjän kiinnostuksen kohteisiin perustuvaa sisältöä.
Evästeiden avulla kerätty tieto on luonteeltaan anonyymia, emmekä yhdistä evästeiden avulla saatavia tietoja henkilötietoihin.
Emme kerää evästeillä käyttäjistä yksilöiviä tietoja kuten sähköpostiosoitteita, puhelinnumeroita tai luottokorttien numeroita.

Miten evästeiden käytön voi estää?
Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä internetselaimen asetuksista käsin, mutta verkkopalvelun toiminnallisuus saattaa tällöin heikentyä.